[108]
Приложение II.
Правила по подготовке к изданию документов
нового времени (XIX-XX вв.)
1. Работа по подготовке текста документа к изданию распадается на следующие последовательные процессы: а) выбор и установление текста; б) приведение текста в исправный вид и составление к нему подстрочных примечаний, заголовка и легенды; в) комментирование текста и составление справочного к нему аппарата.
I. Выбор и установление текста.
2. Как правило, тексты документов делопроизводства учреждений, предприятий, организаций и т. п. печатаются по так называемым беловым экземплярам, имеющим все признаки их официального оформления (штамп, печать, номера входящий и исходящий, подписи и т. п.).
3. При отсутствии подлинника, белового экземпляра или последней обработанной редакции документ печатается по копии, отпуску, черновику, первоначальному наброску, что непременно оговаривается в легенде.
4. При наличии нескольких редакций или списков документа в основу издания последнего кладется наиболее авторитетная или по происхождению, или по времени, или по полноте, а все текстовые разночтения из других редакций (варианты) приводятся в подстрочных примечаниях.
5. При наличии особо существенных отличий по содержанию двух или нескольких редакций печатается целиком не только редакция, выбранная в качестве основного текста (например, окончательная), но и предшествующие ей.
II. Приведение текста в исправный вид и составление к нему
подстрочных примечаний, заголовка и легенды.
А. Приведение текста в исправный вид и составление к нему подстрочных примечаний.
6. Как правило, документы печатаются по новой орфографии, за исключением особых случаев, предусматриваемых
[109]
редакцией; стилистические особенности документа сохраняются.
7. Прописные буквы документа изменяются редакцией с соблюдением следующих правил: а) название месяцев (январь, март) – с малой буквы; б) всякие титулы, чины (его императорское величество, министр двора, действительный тайный советник, его сиятельство, граф и т. п.) – с малой буквы; в) однословное наименование дореволюционного учреждения (Сенат, Синод и т. п.) – с прописной буквы; г) при многословном наименовании до- и послереволюционных учреждений (Государственная дума, Главное управление путей сообщения и публичных зданий Ленинградский совет рабочих депутатов и т. п.) с прописной буквы пишется только первое слово, кроме тех случаев, когда в них входят слова, имеющие сами по себе значение собственного имени (Управление работ Днепростроя); д) сокращенные на инициалы названия в значении собственного имени (СССР, СТО, ВКП(б) и т. п.) пишутся прописными буквами без точек; е) прилагательные, образованные от географических наименований (ленинградский, самарский и т. п.), пишутся с прописной буквы лишь в том случае, когда они прилагаются к названию учреждения (Самарская казенная палата), и с малой, – если они прилагаются к лицу (киевский митрополит, самарский губернатор); ж) при наименовании периодических изданий («Журнал министерства народного просвещения», «Рабочая газета») с прописной буквы пишется только первое, слово; з) всякие обращения в официальных бумагах (вы, ваше отношение, ваше превосходительство, ваше сиятельство и т. п.) пишутся с малой буквы; прописная буква (Вы, Ваше) может сохраняться только в частной (личной) переписке.
8. Знаки препинания и абзацы в публикуемом документе принадлежат редакции и ставятся по смыслу, за исключением особых случаев, предусматриваемых редакцией.
9. Вся научно-техническая работа по выбору текста документа и по подготовке его к изданию: варианты, пропуски, исправления, указания на искажения и т. п. сосредоточивается в подстрочных примечаниях.
10. Зачеркнутые в документе слова или фразы, в случае их важности, по мнению редакции, для всего контекста приводятся в подстрочных примечаниях с оговоркою: «Зачеркнуто...»
11. Слова, недописанные или написанные в документе сокращенно, а также сознательные (союзы или предлоги в телеграмме) или случайные пропуски, при издании дополняются безоговорочно без прямых скобок. Последние упо-
[110]
требляются в случаях, вызывающих у редакции сомнения, и при том со знаком вопроса.
Примечание 1. Общеупотребительные сокращения: географические термины (гор. = город, дер. = деревня), чины и должности (тит. сов. = титулярный советник), единицы измерения (меры длины, веса, времени, денежных единиц и т. п.) остаются не раскрытыми, без оговорки в археографическом предисловии.
Примечание 2. Сокращенные названия до- и послереволюционных учреждений («Земгор», «Пубалт» и т. п.), наименований должностных лиц («каперанг», «замком» и т. п.), а также сокращенные технические термины и т. п. раскрываются как правило, что оговаривается в археографическом предисловии.
Примечание 3. При обозначении числительных, как количественных, так и порядковых, цифрами к цифре присоединяется соответствующее падежное окончание (например: представители 13-ти родов, результаты 9-й переписи и т. п.).
12. Подчеркивания в тексте составителя документа или подписавшего его, имеющие смысловое значение, сохраняются и передаются при печатании особым шрифтом (в разрядку или жирным), что оговаривается только в археографическом предисловии, как общее правило.
13. Поправки и вставки редакционного характера, введенные в документ самим составителем его или лицом, его подписавшим, вносятся в текст документа без оговорок в подстрочных примечаниях.
14. Тексты резолюций, а также помет, имеющих принципиальное значение, приводятся после текста документа, так как они не являются составною частью документа, а даны другими лицами после составления такового. Если резолюция относится к содержанию всего документа и помещена в его начале, то при печатании ее прибавляется: «на поле л. (такого то) резолюция такого то: .... (текст резолюции в кавычках)». Если же резолюция имеет отношение только к какой-либо части документа, то прибавляется: «на поле л. (такого то) против «таких то слов или фразы» резолюция такого то: (текст резолюции в кавычках)».
15. Имеющиеся на полях пометы (нотабене, подчеркивания, отчеркивания на поле и т. п.) лица, читавшего документ, оговариваются в подстрочных примечаниях в том случае, если таковые пометы относятся к вопросам, представляющим особое значение, или сделаны лицом, представляющим особый исторический интерес.
[111]
Примечание. Делопроизводственные пометы в тексте публикуемого документа не приводятся.
16. Слова, пропущенные составителем документа, а также пропуски текста, происходящие вследствие поврежденности документа (обрыв, выцветание чернил и т. п.) или вследствие неразборчивости почерка и т. п., восстанавливаются редакцией по смыслу, по контексту, по копии и т. п., при чем восстановленный текст печатается в прямых скобках.
17. При невозможности восстановления текста пропуск в отличие от авторского многоточия обозначается черточками (дефис) с соответствующим указанием в подстрочном примечании причины пропуска и количества пропущенных слов.
18. Явные орфографические ошибки и описки документа исправляются без оговорок, за исключением особых случаев (в связи с характером документа), предусматриваемых редакцией.
19. Существенные искажения слов или фраз документа, имеющие смысловое значение, исправляются в тексте по смыслу с указанием в подстрочном примечании: в подлиннике рапорта, циркуляра, письма и т. п.: искаженный текст в кавычках.
Примечание. В случае затруднительности исправления искаженных слов или фраз, текст печатается без изменения, а в подстрочном примечании указывается: так в подлиннике рапорта, циркуляра и т. п.
20. Документ, написанный полностью на иностранном языке, печатается в оригинале (на том языке, на котором он написан); перевод же его печатается по усмотрению редакции параллельно или в подстрочном примечании с указанием времени перевода (современный документу или сделанный редакцией).
Примечание. Отдельные места документа, написанные на иностранном языке, печатаются в тексте в оригинале; перевод их дается в подстрочном примечании.
21. Шифрованные места документа приводятся в расшифрованном виде.
Примечание. Лишь в особых случаях, для пояснения ключа к шифру, расшифрованный текст печатается по старой орфографии с шифрованным текстом, выносимом в подстрочное примечание.
22. Если документ сам определяет свой характер («секретно», «конфиденциально», «в собственные руки» и т. п.), то таковое обозначение воспроизводится перед текстом, в правом верхнем углу, как составная часть документа, без внесения в заголовок.
[112]
23. Подписи составителей-отправителей документа с обозначением их служебного положения печатаются полностью, как правило, под документом, как составная часть его.
Примечание 1. Неразобранные подписи оговариваются в подстрочном примечании: «подпись неразборчива».
Примечание 2. Подписи делопроизводственного характера (вторая, третья подписи, скрепа, заверка и т. п.) не воспроизводятся, что оговаривается в археографическом предисловии.
24. Дата документа и место его составления, если таковые имеются в конце текста, печатаются, как правило, на своем месте, так как они являются составною частью документа, несмотря на то, что дата была уже использована в заголовке.
25. При печатании «разговора по прямому проводу» соблюдаются следующие правила: а) вступительная и заключительная части («у аппарата такой то», «позовите к аппарату такого то», «здравствуйте», «спокойной ночи» и т. п.) сохраняются, как правило. Сокращение их может быть произведено по усмотрению редакции с соответствующей оговоркой в археографическом предисловии или в легенде; б) разговор каждого лица печатается с новой строки; перед разговором – фамилия говорящего; в) расстановка знаков препинания, вставка предлогов и союзов и т. п. производится без оговорок и прямых скобок; г) в заголовке указывается не только должность разговаривающих, но и их фамилии, имена и отчества, а также места разговора.
26. При печатании «телеграммы» соблюдаются следующие правила: а) предшествующие тексту телеграфные пометы («Из 46 ПТС», «НР» и т. п.) и делопроизводственные записи на телеграфном бланке («принята», «получена» и т. п.) не печатаются, что оговаривается в археографическом предисловии; б) пропущенные предлоги, союзы и т. п. вводятся в текст без прямых скобок и оговорок в подстрочных примечаниях; в) словесные обозначения: «точка», «запятая» безоговорочно заменяются знаками; г) знаки препинания расставляются по смыслу; д) орфографические ошибки исправляются без оговорок.
27. При печатании документа не полностью, а только в какой либо части, необходимо различать два случая, а) Первый, когда документ сам состоит из отдельных, не связанных по содержанию частей (например, протокол собрания). В таком случае печатается только та часть документа, которая непосредственно относится к теме, с общей оговоркой в археографическом предисловии. В подстрочном при-
[113]
мечании не делается никаких указаний и лишь заголовок («из протокола») показывает, что документ печатается не полностью, б) Другой случай, когда из документа, единого по своему содержанию, печатается лишь какая либо его часть. В таких случаях каждый раз в легенде делается точное указание о том, какие части из документа изъяты, и приводится обоснование извлечения.
Б. Составление заголовка.
28. Заголовок, как правило, составляется самим лицом, подготовляющим документ к изданию, и содержит следующие элементы в их последовательном порядке (статьи 29-32): а) определение делопроизводственной формы документа; б) обозначение происхождения документа (составитель-отправитель и адресат); в) тематическое обозначение содержания документа; г) датировка документа.
Примечание 1. Делопроизводственный штамп не воспроизводится, так как элементы его входят в редакционный заголовок.
Примечание 2. Начальные части документа, например, адресат («директору 1-го департамента министерства народного просвещения») или отправитель и вид документа («подрядчика Ивана Шарвина рапорт») не воспроизводятся при печатании, так как входят как элементы в заголовок документа. Личные же обращения, начинающие документ («высокопреосвященнейший владыка, милостивый государь и архипастырь», «милостивый государь, граф Виктор Никитич»), обязательно при печатании воспроизводятся.
29. Для определения делопроизводственной формы документа указывается его наименование: «отношение», «донесение», «рапорт», «циркуляр», «письмо», «всеподданнейший доклад», «телеграмма», «разговор по прямому проводу» и т. п.
Примечание 1. Определение делопроизводственной формы документа производится: а) на основании имеющегося в самом документе его обозначения («рапорт»); б) на основании наименования документа в «внутренней описи»; в) по типичным делопроизводственным признакам документа (подчиненный начальнику пишет «рапорт» или «донесение»; начальник дает «предписание»; равные по должности лица или неподчиненные друг другу сносятся «отношениями» и т. п.); г) на основании упоминаний в основном тексте документа (к сему «донесению» прилагается); д) на ос-
[114]
новании ссылки на данный документ в связанной с ним переписке (в ответ на ваше «письмо») и т. п.
Примечание 2. При издании документа в извлечении, в заголовке к обозначению формы документа прибавляется «из» («Из протокола»).
30. При обозначении происхождения документа указываются составитель-отправитель и адресат с наименованием их должностей и фамилий. Для официального документа составителем-отправителем является или учреждение, из которого документ исходит, или должность, от имени которой он подписан.
Примечание 1. Отдел учреждения, из которого исходит документ, оговаривается в заголовке лишь в особых случаях, предусматриваемых редакцией.
Примечание 2. Место составления документа в заголовке не указывается, когда оно покрывается названием учреждения («Ленинградский совет», «военное министерство») или должности («смоленский губернатор»).
31. Содержание документа определяется обозначением в самой сжатой форме темы, которая составляет сущность документа.
Примечание. Опускается тематическое обозначение отдельного документа в тех случаях, когда оно покрывается соответствующим общим тематическим обозначением всего отдела или подотдела, в который данный документ входит как часть.
32. В точное обозначение даты входят: число, месяц (буквами) и год («28 января 1917 г.»). От предшествующих элементов заголовка дата отбивается точкою и тире.
Примечание 1. В случаях, требующих большего уточнения (например, при оперативной сводке, даваемой несколько раз в день, при боевой телеграмме и т. п.) прибавляется обозначение часов, а иногда даже и минут («28 января 1917 г. 10 час. 45 мин.»).
Примечание 2. До 1 февраля 1918 г. дата обозначается по старому стилю, но с обязательным добавлением в круглых скобках даты по новому стилю; с 1 февраля 1918 г. – по новому стилю.
Если сборник документов охватывает документы и до 1 февраля 1918 г. и после 1 февраля 1918 г., то двойная датировка может сохраняться на всем протяжении сборника, при чем в таком случае после 1 февраля 1918 г. на первом месте ставится дата по новому стилю с добавлением в круглых скобках даты по старому стилю.
[115]
Примечание 3. Если документ не датирует сам себя, то датировка его производится: а) на основании содержания; б) по аналогии или по сопоставлению с другими документами; в) по почтовому штемпелю; г) по входящему номеру и т. п. Во всех таких случаях обоснование датировки приводится в легенде, а самая дата в заголовке помещается в прямых скобках.
Примечание 4. При невозможности определить точную дату документа, когда он сам себя не датирует, дата устанавливается приблизительно («не позднее», «ранее», «после», «между», «до» и т. п.). Обоснование датировки приводится в легенде.
33. После окончательного оформления сборника редакцией всем документам дается валовая нумерация. Номер документа ставится в начале заголовка и отделяется от него точкою.
В. Составление легенды.
34. Легенда, т. е. редакционное примечание археографического характера, помещаемое после текста документа, включает в себе нижепоименованные элементы в их последовательном порядке (статьи 35-39): а) обозначение места хранения документа и его шифр; б) археографические сведения о документе; в) указание, в случае необходимости, на формальную связь напечатанных документов; г) предшествующее место напечатания документа; д) обоснования редакторской обработки текста.
35. При обозначении места хранения документа и его шифра отмечается: а) наименование архива; б) номер фонда или его наименование; в) делопроизводственная часть последнего, в случае необходимости; г) заголовок дела, если таковой представляет интерес; д) год дела (1918 г.), е) номер дела (д. № 841); ж) том или часть дела (т. I, ч. 10); з) листы, на которых помещается документ (л. л. 3-16).
Примечание. В тех случаях, когда указываемые сведения являются общими для всех напечатанных в сборнике документов (например, все документы хранятся в одном архиве, или взяты из одного фонда и т. п.), таковые сведения выносятся в археографическое предисловие и не повторяются каждый раз в легенде.
36. В археографические сведения о документе входят указания: а) автограф, подлинник, копия, черновик, отпуск и т. п.; б) способ воспроизведения документа, если текст его не рукописный или немашинописный (гектографированный, печатный и т. п.); в) степень сохранности (если документ испорчен) .
[116]
Примечание. В случае однородности печатаемых документов с формальной их стороны (напр., все документы «подлинники», а не «копии»), соответствующие сведения об их однородности выносятся в археографическое предисловие, а не оговариваются каждый раз в легенде.
37. В случае необходимости указания связи между напечатанными документами дается ссылка на валовой номер документа («упоминаемое в тексте письмо от 13 октября 1861 г. – документ № 20»).
38. Предшествующее место напечатания документа указывается в легенде, если документ уже был опубликован, с обоснованием причины перепечатки (неполнота, редкость издания и т. п.).
39. В обоснования редакторской обработки текста входят: а) аргументация выбора текста, если таковой представлен в нескольких редакциях или списках; б) установление датировки, если документ сам себя не датирует; в) мотивировка извлечения из документа, если таковой напечатан не полностью и т. п.
III. Справочный аппарат.
40. Работа над текстом документа завершается составлением археографического предисловия и справочного аппарата, в который могут входить: а) комментарии, б) хроника событий, в) указатели личных имен, географических названий, предметный, г) географическая карта и т. п. (статьи 41-45).
Примечание. В случае необходимости, при особом характере сборника, могут быть составляемы и другие указатели, например, указатель технических терминов, алфавитный или систематический указатель напечатанных документов, указатель упоминаемых или цитированных произведений и т. п.
41. В археографическое предисловие входят: а) выяснение принципов, положенных в основу издания; б) указание всех общего характера сведений о напечатанных документах, которые могут быть извлечены из легенд к отдельным документам; в) характеристика архивных фондов, из которых извлечены документы, или частей фондов; г) обоснование расположения материала; д) принципы отбора документов; е) технические приемы издания; ж) указания на документальный материал, оставшийся неиспользованным и т. п.
Примечание. При обозначении в легенде места хранения документа в сокращенном виде, к археографии-
[117]
ческому предисловию, в качестве приложения, дается особый список использованных фондов, в который входят: полное наименование фонда, приведенное в легенде в сокращении, делопроизводственная часть фонда, заголовок дела и т. п.
42. Комментарии могут быть двух родов: а) разъяснения и исправления содержания отдельных мест документа, отдельных фактических моментов, затронутых в нем. Такие комментарии, не связанные внутренне друг с другом, следуют в порядке необходимости пояснения отдельных мест документа (обычный тип комментариев); б) группировка необходимых сведений в монографическую заметку, освещающую намеченный вопрос с более или менее исчерпывающей полнотою (тип заметок-экскурсов).
Примечание. В комментарии не входят: а) все разъяснения, касающиеся отдельных лиц, так как таковые группируются в аннотированном личном указателе; б) все, что касается текстовой стороны документа, как сосредоточенное в подстрочных примечаниях или в легендах; в) все, что касается принципов, положенных в основу издания, как составляющее содержание археографического предисловия; г) библиографические сведения о документе, которые указываются в легенде.
43. Хроника событий дает детальный перечень фактов, относящихся к теме сборника, на фоне важнейших фактов общественно-политической жизни соответствующего периода.
44. Указатель личных имен может быть двух родов: а) простой или «глухой», представляющий перечень фамилий без пояснительных о них данных, и б) аннотированный, дающий не только простое указание на фамилии, имена, отчества упоминаемых в тексте лиц, но и их сжатую характеристику на фоне тех фактов, в связи с которыми о данном лице говорится в документе.
45. Географическая карта составляется применительно к теме сборника или к отдельным частям этой темы.
IV. Расположение материала.
46. Выбранные для издания документы располагаются в хронологическом или систематическом порядке. В первом случае они располагаются в общей хронологической последовательности; во втором – в хронологическом порядке в пределах принятых при издании тем или рубрик.
Примечание. В случае размещения документов внутри отдела вне хронологической последовательности
[118]
(например, документ, охватывающий значительный период времени, общая сводка и т. п.), такое расположение оговаривается в археографическом предисловии с соответствующей мотивировкой.
47. Документы, которые не могут быть приурочены к определенному моменту в пределах месяца, года, помещаются вслед за точно датированными документами, в конце хронологического периода, к которому они могут быть отнесены.
48. Все данные, сообщаемые в легенде (статья 34), помещаются непосредственно вслед за текстом документа.
49. Все примечания, касающиеся самого текста (статья 9), располагаются, в качестве «подстрочных», внизу данной же страницы текста под строкою, с нумерацией, особой для каждого публикуемого документа.
50. Комментарии и вообще весь справочный аппарат (статья 40) кроме археографического предисловия, помещаются в конце сборника, при чем отдельные части комментария, относящегося к публикуемому документу, нумеруются в пределах этого документа надстрочными цифрами со скобкой (1), 2), 3) и т. д.) в отличие от нумерации «подстрочных» примечаний, даваемой без скобки: 1, 2, 3. В тексте самого комментария нумерация дается также со скобкою под общим валовым номером публикуемого документа.
51. Сборник завершается приложением «содержания», обнимающего собою весь текст сборника во всей его полноте и помещаемого в самом конце сборника.
* * *
Правила цитирования печатных источников при ссылке на них
в комментариях, легендах, предисловиях и т. п.
1. Настоящие правила, не преследуя библиографического описания печатных изданий, имеют целью дать руководство для однообразных и точных ссылок при цитировании названий печатных источников в комментариях, легендах и т. п.
2. При ссылках на печатные источники необходимо различать: а) непериодические издания (книги, брошюры и т. п.); б) периодические издания (журналы, газеты); в) сборники статей.
3. При ссылке на непериодические издания необходимые сведения берутся с титульного листа, а не с обложки, и располагаются в следующем порядке: а) автор (инициалы не переставляются, фамилия подчеркивается), точка; б) точное заглавие книги, точка; в) редактор, если таковой указан на титульном листе, точка; г) место печати (в принятом или общепонятном сокращении), запятая; д) год издания (только
[119]
цифра без «г»), запятая; е) том (т. – цифра римская), запятая; ж) выпуск или часть (вып. или ч. – цифра арабская), запятая; з) страница (стр.), точка. Например: М. С. Петров. Революция и гражданская война в Финляндии. Редактор М. С. Александров. М. П., 1923, т. III, вып. 2, стр. 53-58.
4. При ссылке на журнальную статью сведения располагаются в следующем порядке: а) автор (инициалы не переставляются, фамилия подчеркивается), точка; б) название статьи, точка и тире; в) название журнала (в понятном сокращении) ставится в кавычках; г) место издания журнала (в скобках) в некоторых случаях (например, малоизвестный провинциальный журнал, одноименные журналы, выходившие в разных городах); д) год, запятая; е) номер журнала (римская цифра без номера), запятая; ж) страницы (стр.). Например: А. Панкратова. За большевистское преподавание истории. – «Борьба классов» (Москва) 1935, I-II, стр. 19-36.
Примечание 1. При ссылке на журнал, имеющий не помесячную нумерацию, а валовую (от начала издания), за названием журнала римскою цифрою обозначается его книжка, а затем год в скобках. Например: С. Гр. Стахевич. Среди политических преступников. – «Красн. арх.» XXI (1923), стр. 49-50.
Примечание 2. При ссылках на журнал, имеющий и помесячную и валовую нумерацию, последняя помещается в скобках арабскими цифрами вслед за помесячной. Например: А. В.Иванов. Фидлеровское дело. – «Кат. и сс.» 1927, 11 (31), стр. 1-10.
Примечание 3. Цитирование оттиска из периодического издания необходимо в тех случаях, когда текст оттиска отличается от текста издания, в котором он был ранее помещен.
5. При ссылке на газету сведения располагаются в следующем порядке: а) и б) автор и название статьи, если таковые имеются; в) название газеты (ставится в кавычках); г) место издания газеты (в скобках) в необходимых случаях (см. пункт 4-й); д) год, запятая; е) номер газеты («№»); ж) число и месяц выхода номера газеты («от 20 янв.»), запятая; з) столбец или страница. Например: «Правда» 1928, № 10 (5590) от 20 янв., стр. 4.
6. При ссылках на сборник статей комбинируются сведения, даваемые при ссылках на периодические (автор и название статьи) и на непериодические издания (название сборника в кавычках; место и год издания и страница); перед названием сборника ставится «Сборник». Например:
[120]
М. Александров. Памяти погибших. – Сборник «Якутская трагедия». М., 1930, стр. 21.
Примечание. При ссылках на сборники, выходящие периодически, кроме того, отмечается и его нумерация. Например: А. Панкратова. К пятидесятилетию Морозовской стачки. – Сборник «История пролетариата СССР» 1935, I (21), стр. 13-18.
Опубл.: Князев Г.А. Теория и техника архивного дела (опыт систематического руководства). Л., 1935. С. 108-120 (Приложение II).
Правила издания документов 1917-1990
распечатать
Смотри также:
