Для документального обеспечения управления и создания оптимальных условий по работе с документами в деятельности государственных и иных структур ведется общее делопроизводство, которое несет в себе управленческие функции. В тоже время секретное делопроизводство с точки зрения защиты информации является одним из организационных методов. Партийные нормативные документы, начиная с 1922 года, разграничивали ведение партийного и государственного делопроизводства. Кроме этого в государственном делопроизводстве запрещалась устная или письменная ссылка на секретные партийные документы. Первоначально секретные подразделения партии были созданы для ведения секретного делопроизводства, выполнявшие чисто технические функции. Так в 1922 году в Бюро Секретариата входило Секретное делопроизводство со штатом 18 человек. Подразделением руководил заведующий, секретное делопроизводство вели старшие делопроизводители и делопроизводители 1 – го разряда. В штате также имелись машинистки, телеграфисты, курьеры. Секретное партийное делопроизводство существовало, но общих правил его ведения не было. Так, в секретном циркулярном письме ЦК всем Областным бюро ЦК, национальным КП, обкомам, горкомам, направленном в январе 1923 года, ЦК предлагало всем партийным комитетам руководствоваться, установленной для советских учреждений «Инструкцией о порядке хранения и движения секретных документов». Причем, персональная ответственность за правильное применение инструкции возлагалась на ответственных сотрудников.
Первые партийные инструкции, относящиеся к работе с секретным документам, касались только наиболее важных секретных документов, таких как протоколы заседаний Политбюро, Оргбюро, Секретариата. Только в 1923 году в ЦК разрабатывается и партийная «Инструкция о порядке хранения и движения секретных документов», а также инструкция, регламентирующая порядок заготовления, регистрации, пересылки, хранения секретной корреспонденции и порядок пересылки секретной корреспонденции за границу. В том же году в аппарате ЦК были упразднены входящие журналы регистрации конспиративных документов и разносные книги, которые были заменены карточной системой регистрации.
В 1923 году Управление делами ЦК проводит работу по унификации и приведению в порядок делопроизводства и архивов аппарата ЦК. В мае - июне 1923 года было утверждено «Положение о единой системе делопроизводства, регистратуре и архива Секретариата ЦК РКП (б)». В ЦК была создана единая Центральная регистратура, где принималась и регистрировалась вся поступающая корреспонденция. Секретная корреспонденция, адресованная в Политбюро или Секретариат ЦК, по – прежнему, принималась и регистрировалась на карточках, затем рассылалась исполнителям непосредственно через Бюро Секретариата, в котором была своя секретная регистратура.
Разным было отношение в ЦК к исполнению несекретных и секретных документов. Простая корреспонденция рассылалась по принадлежности не позднее двух часов после получения, а секретная немедленно после регистрации. После исполнения и временного хранения в делопроизводстве, документы сдавались в особый секретный архив. Секретные документы в Центральный архив не сдавались. Если простые справки можно было получать из регистратуры устно, то секретные выдавались по письменным требованиям Секретарей ЦК, заместителей и заведующих отделами.
В 1924 году в Бюро Секретариата секретное делопроизводство было в ведении Секретаря Бюро Секретариата, которому подчинялись старшие делопроизводители, референты, переводчики, регистраторы, машинистки и т. д. - общим количеством более 40 сотрудников. Количество секретных документов проходящих через секретную регистратуру и экспедицию Бюро Секретариата было достаточно большим. К примеру, за период с апреля по сентябрь 1925 года в секретной регистратуре было зарегистрировано 15960 документов, в среднем от 103 – до 109 документов в день. Отправлено по адресам через секретную экспедицию за апрель - сентябрь 1925 г. было иногородних пакетов - 11635; по г. Москве – 27 095; посылок – 167. Иногородней корреспонденции было отправлено от Секретариата Политбюро – 1508; от Секретной регистратуры – 9775; ЦК ЛКСМ – 3765; Отделов ЦК – 2790. Городской корреспонденции было отправлено от Секретариата Политбюро – 7958; от Секретной регистратуры – 15817; ЦК ЛКСМ – 1089; Отделов ЦК – 22282. Через Секретную регистратуру Бюро Секретариата с 25 мая 1924 по 25 января 1925 года было отправлено 108142 пакета. Как видно, цифры значительные, но необходимо заметить, что это всего лишь пятая часть из общей корреспонденции ЦК за данный период, что является вполне нормальным в соотношении несекретной и секретной информации.
Ко второй половине двадцатых годов оформилась и структура подразделений, занимающихся секретным делопроизводством. 1926 году, после создания на базе Бюро Секретариата Секретного отдела ЦК в его составе было несколько подразделений, которые обеспечивали секретное делопроизводство. К ним относились: Текущее делопроизводство, Контрольный подотдел, Справочно – кодификационный подотдел, Подотдел учета и возврата документов, Общий подотдел, Секретная регистратура, Бюро машинописи с его особой секретной частью, Экспедиция, Бюро (секция) стенографистов. К примеру, Текущее делопроизводство являлось частью Секретной регистратуры и состояло из 9 частей. Оно занималось приемкой, классификацией, учетом движения, раскладкой документов по соответствующим делам, ведением карточек, контролем исходящих документов. В их обязанность также входила раскладка поступающих газет и журналов, хранение и учет писем, поступающих на имя Секретарей ЦК, подготовка материалов к уничтожению, выдача справок и т. д. В Текущем делопроизводстве хранились документы по вопросам, не подлежащим обсуждению на Политбюро, Оргбюро, Секретариате. В данном подразделении также имелся архив в составе старшего и трех архивариусов. Через Секретную Экспедицию осуществлялась отправка секретной корреспонденции по Москве, иногородней корреспонденции, документов за границу. Корреспонденция перевозилась самокатчиками и через органы фельдсвязи.
В 1926 – 1927 гг. наблюдается активизация всей секретной работы ЦК, в том числе и работа по организации и регламентации секретного делопроизводства ЦК. Так, к примеру, в 1926 г. были разработаны «Инструкция Секретной экспедиции Бюро Секретариата ЦК ВКП (б)», инструкция «О порядке регистрации и отправке исходящих секретных бумаг». Исходя из данной инструкции, вся секретная корреспонденция, в том числе и отделов ЦК, подлежала отправке только через секретную регистратуру. В 1927 году были подготовлены: положение - «О секретной части Машинописного бюро при Управлении делами ЦК ВКП (б) и ЦК ВЛКСМ», а также «Инструкция по регистрации секретных входящих бумаг ЦК ВКП (б)». В этом же году был определен состав секретных документов ЦК, имеющий важное оперативное значение для регламентации и определения секретных и несекретных документов ЦК. Состав входящих секретных документов был зафиксирован в «Перечне входящей корреспонденции, подлежащей регистрации в Секретной регистратуре» (См. Приложение IX). В конце 1926 года также был определен порядок вечерних дежурств регистратора Секретной регистратуры по исходящей корреспонденции, на что была составлена соответствующая инструкция, согласованная с заведующим Секретным отделом И. П. Товстухой и заведующим Секретной канцелярией Бреманном. Вечерние дежурства в регистратуре осуществлялись с 15.30 до 23.00 по рабочим и с 11.00 по 19.00 выходным и праздничным дням.
В 1929 году в целях конспирации вместо наименований отделов вводятся цифровое обозначение секторов, за которыми скрывалось подлинное назначение подразделений Секретного отдела. Это относилось и к секретному делопроизводству. Так шифровались подразделения ведущие секретное делопроизводство: Секретариат, ведущий делопроизводство Политбюро - II сектор; делопроизводство Оргбюро - III сектор; учет, контроль и возврат конспиративных документов - V сектор; канцелярия (регистрация, внешняя и внутренняя связь, машинопись, стенография) – VIII сектор.
В 1930 – е годы система секретного делопроизводства немного изменилась. В 1932 году четыре подразделения Секретного отдела занимались непосредственно секретным делопроизводством. Из них два - делопроизводством Политбюро и Оргбюро, третье - обеспечивало рассылку документов в зашифрованном виде, четвертое - учитывало возврат документов высших органов партии, рассылавшихся для исполнения и информации на места, а также определенному кругу партийно-государственных руководителей. Канцелярия Секретного отдела обеспечивала вспомогательные операции: регистрацию, связь, перепечатку документов, стенографирование заседаний Политбюро, Оргбюро, Секретариата. В дальнейшем секретное делопроизводство сосредотачивалось в организованном в 1934 году Особом секторе ЦК. К сожалению, автор не располагает документами, освещающими процесс ведения секретного делопроизводства Особым сектором. Но известно, что Особый сектор по своему функциональному назначению продолжал работу Секретного отдела ЦК.
Таким образом, организация секретного делопроизводства, являлось основным и важнейшим организационным мероприятием РКП (б) – ВКП (б) по защите информации в партийных органах, так как именно организационные формы в данный исторический период были определяющими и преобладали над техническими средствами защиты информации. Это было, прежде всего, связано с низким уровнем развития специальной техники, когда человеческий фактор и организационные методы защиты информации были основными.
Другим средством защиты информации в партийных органах в данный период являлось организация закрытых (секретных) заседаний высших органов партии. Несмотря на конфиденциальность обычных заседаний, решением Политбюро от 5 февраля 1927 года, два раза в месяц вводится проведение регулярных секретных закрытых заседаний Политбюро, которые чередовались с обычными. На заседаниях, кроме членов Политбюро, могли присутствовать только кандидаты в члены Политбюро и представители Президиума ЦКК в Политбюро, а в их отсутствие – заместители, согласно решениям Политбюро в каждом отдельном случае. Вызов докладчиков на закрытые заседания Политбюро устанавливался Секретариатом ЦК. С 5 мая 1927 года на заседаниях было разрешено присутствовать и Секретарям ЦК. Всего было проведено 11 закрытых заседаний, на которых рассматривались вопросы внешней политики и международных отношений (возможно в связи с ультиматумом Керзона).
С 12 мая 1927 года вместо закрытых заседаний Политбюро устанавливалась закрытая часть обычных заседаний, на которых присутствовали члены и кандидаты в члены Политбюро, а также члены Президиума ЦКК. Однако известно, что в ряде случаев, как, например 23 июня 1927 г. на закрытой части заседаний Политбюро присутствовали и рядовые члены ЦК.
11 августа 1927 года Политбюро упразднило регулярное проведение закрытых заседаний. Решено было собирать закрытые заседания по отдельным вопросам каждый раз по особому постановлению Политбюро. В 1929 году, к примеру, было проведено три закрытых заседания, на которых рассматривались вопросы обороноспособности страны. Но позже, постановлением Политбюро от 30 декабря 1930 года, практика регулярных закрытых заседаний была восстановлена. До мая 1927 года закрытые заседания оформлялись отдельными протоколами, но потом принятые на закрытых заседаниях постановления Политбюро включались в обычный протокол под заголовком «Решения», с указанием даты их принятия. Постановления, принятые на закрытых и внеочередных заседаниях Политбюро чаще всего фиксировались в виде приложений к протоколам очередных заседаний в рубрике «решения Политбюро» без указания списков присутствующих на заседаниях.
В процессе усиления личной власти И. В. Сталина в 1930 – х гг., когда все больше вопросов решалось «в рабочем порядке» непосредственно Генсеком и в связи с обострением международной обстановки, особо важные секретные вопросы рассматривались узким кругом доверенных Генеральному секретарю партии, лиц. Именно в этот период в целях подготовки вопросов для узкого круга членов Политбюро, а также в случае особой срочности - и для разрешения вопросов секретного характера, в том числе и вопросов внешней политики, постановлением Политбюро от 14 апреля 1937 года были созданы две специальные постоянные комиссии при Политбюро ЦК ВКП (б). В первую комиссию, кроме И. В. Сталина, входили его ближайшие соратники: В. М. Молотов, К. Е. Ворошилов, Л.М. Каганович, Н. И. Ежов. А в целях подготовки для Политбюро наиболее срочных текущих вопросов хозяйственного характера при Политбюро ЦК ВКП (б) создали вторую комиссию в составе И. В. Сталина, В. М. Молотова, В. Я. Чубаря, А. И. Микояна и Л. М. Кагановича. Эти комиссии просуществовали до Великой Отечественной войны. Информационное и документационное обеспечение работы, а также ведение делопроизводства данных комиссий осуществлялось через Особый сектор ЦК ВКП (б).
ЦК всегда придавал особое значение информационному обеспечению работы центральных органов партии. Секретная информация предназначалась только для строго определенного круга пользователей. Образовались и определенные специфические комплексы и системы хранения секретных документов. Наиболее известные из них, так называемые «закрытые» (или как их еще называли «политические») письма и «особые папки» партийных органов.
Делопроизводство и архивное дело
распечатать
Смотри также:
